آموزش کامل مهارت های ارتباطی- قسمت 13
معطوف به پیشرفت
بازخورد باید به پیشرفت معطوف باشد و راهکارهایی را ارائه دهد. به جای تمرکز بر اشتباهات، بر نقاط قوت فرد و نحوه بهبود عملکرد آنها تأکید کنید.
به عنوان مثال: «مهارت‌های ارتباطی خوبی داری، اما می‌توانی با استفاده از زبان بدنی بازتر و نگاه چشمی بیشتر تأثیرگذاری خود را افزایش دهی».
مثبت و حامی
بازخورد باید مثبت و حامی باشد، حتی در انتقاد. به جای سرزنش، بر جنبه‌های مثبت و نحوه توسعه بیشتر آنها تمرکز کنید. علاوه بر این، از زبان محترمانه و لحن همدلانه استفاده کنید.
به عنوان مثال: «از دیدگاهت در پروژه قدردانی می‌کنم، اما می‌توانستیم با مشارکت بیشتر همکاران، نتایج بهتری کسب کنیم».
پذیرا و انعطاف‌پذیر
هم هنگام دادن و هم دریافت بازخورد، پذیرا و انعطاف‌پذیر باشید. بازخورد را فرصتی برای رشد ببینید. به طور فعال گوش دهید، پرسش کنید و مایل باشید تا دیدگاه خود را در صورت نیاز تعدیل کنید.
بازخورد مناسب، برای رشد و توسعه فردی و سازمانی بسیار حیاتی است. ارائه و دریافت بازخورد موثر نیازمند مهارت های ارتباطی قوی می باشد.
ارائه بازخورد موثر
به خاطر داشته باشید که بازخورد را از دیدگاه هدایت به سمت بهبود ارائه دهید، نه انتقاد یا سرزنش.
بازخورد باید:
ترکیبی از مشاهدات و تاثیرات باشد:
بازخورد خود را بر اساس مشاهدات عینی و داده های خاص بنیان کنید. از تعمیمات یا حدس و گمان اجتناب کنید.
متمرکز و سازنده باشد:
روی یک جنبه خاص تمرکز کنید و پیشنهادات روشنی برای بهبود ارائه دهید. بازخورد بیش از حد مبهم یا کلی می تواند مفید نباشد.
به موقع و مناسب باشد:
بازخورد را در اسرع وقت ارائه دهید، زمانی که هنوز موضوع مرتبط است. همچنین مطمئن شوید که بازخورد به صورت خصوصی و در محیط مناسبی ارائه می شود.
دریافت بازخورد مناسب
دریافت بازخورد می تواند چالش برانگیز باشد، اما برای رشد ضروری است. در اینجا نحوه رسیدگی به بازخورد مناسب آمده است:
بازخورد را با ذهن باز دریافت کنید:
به جای اینکه بلافاصله موضع دفاعی بگیرید، سعی کنید بازخورد را به عنوان فرصتی برای یادگیری و بهبود در نظر بگیرید.
سوالات روشن کننده بپرسید:
اگر بازخورد مبهم است یا نیاز به روشن شدن دارد، سوالاتی بپرسید تا درک بهتری داشته باشید.
سپاسگزاری کنید:
حتی اگر بازخورد دلپذیر نباشد، فردی که آن را ارائه داده است سپاسگزار باشید. این نشان می دهد که شما بازخورد را جدی می گیرید.
بر اقدامات بعدی تمرکز کنید:
به جای اینکه بر جزئیات منفی تمرکز کنید، روی چگونگی استفاده از بازخورد برای ایجاد تغییرات مثبت تمرکز کنید. یک برنامه عمل ایجاد کنید و آن را دنبال کنید.
برقراری ارتباط با بازخورد مناسب، مهارت های ارتباطی اساسی هستند که می توانند روابط را تقویت کنند، رشد فردی را ارتقا دهند و محیط کاری سازنده ایجاد نمایند. با تمرین این مهارت ها، می توانید به طور موثرتری با دیگران ارتباط برقرار کرده و از بازخورد به عنوان ابزاری برای بهبود استفاده کنید.
درک هدف بازخورد
قبل از اینکه بتوانید بازخورد موثری ارائه یا دریافت کنید، مهم است که هدف آن را درک کنید. بازخورد باید سازنده، مبتنی بر مشاهده و با هدف کمک به شخص دیگر باشد تا پیشرفت کند.
بازخورد نباید برای تنبیه یا انتقاد استفاده شود. در عوض، باید فرصتی برای فرد فراهم کند تا از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شود و زمینه‌های بهبود را شناسایی کند.
ارائه بازخورد مناسب
هنگام ارائه بازخورد، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- انتقاد نکنید. بازخورد باید بر رفتارهای قابل مشاهده و قابل بهبود تمرکز کند، نه بر ویژگی‌های شخصی.
- مثال‌های مشخص بیاورید. برای کمک به فرد در درک بازخورد، مثال‌های مشخصی از رفتارهایی که می‌خواهید بهبود یابد ارائه دهید.
- راه حل ارائه دهید. علاوه بر شناسایی زمینه‌های بهبود، راه حل‌هایی نیز ارائه دهید. این کار به فرد نشان می‌دهد که به او اهمیت می‌دهید و می‌خواهید به او کمک کنید.
- لحن سازنده داشته باشید. بازخورد را با لحنی سازنده و محترمانه ارائه دهید. از جملات “من” استفاده کنید تا بر برداشت خود از وضعیت تمرکز کنید.
دریافت بازخورد نیز به همان اندازه مهم است که ارائه آن است. نکات زیر را دنبال کنید تا بتوانید بازخورد را به طور موثر دریافت کنید:
- گوش دهید. هنگام دریافت بازخورد، به دقت گوش دهید و سعی کنید آن را درک کنید.
- سوال بپرسید. اگر چیزی را متوجه نشدید، از سوال پرسیدن نترسید.
- تقدیر کنید. حتی اگر با بازخورد موافق نیستید، از فردی که آن را به شما داده است تشکر کنید.
- بازتاب دهید. پس از دریافت بازخورد، زمانی را برای تفکر در مورد آن و نحوه استفاده از آن در نظر بگیرید.
در دنیای حرفه‌ای، بازخورد نقش اساسی در توسعه و بهبود کارکنان دارد. برای برقراری ارتباط موثر با بازخورد، مهارت‌های برقراری ارتباط مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است.
برقراری ارتباط با بازخورد شامل سه مرحله کلیدی است: ارائه، دریافت و استفاده. در زیر مهارت‌های مورد نیاز برای برقراری ارتباط موثر در هر مرحله آورده شده است:
ارائه بازخورد
فردی که بازخورد ارائه می‌کند باید:
- مشخص و توصیفی باشد: از زبان روشن و دقیق استفاده کند و مثال‌های خاصی ارائه دهد.
- مثبت و منفی باشد: هم نقاط قوت و هم نقاط قابل بهبود را برجسته کند.
- به‌موقع باشد: بازخورد را در اسرع وقت ارائه دهد، در حالی که هنوز مرتبط و قابل اجرا است.
- متعادل باشد: از تمرکز بیش از حد بر جنبه‌های منفی خودداری کند و به جنبه‌های مثبت نیز بپردازد.
دریافت بازخورد
فردی که بازخورد دریافت می‌کند باید:
- گوش فعالی داشته باشد: به دقت به بازخورد گوش دهد، سوال بپرسد و یادداشت بردارد.
- بدون واکنش باشد: به بازخورد به صورت تدافعی پاسخ ندهد و به فرد ارائه دهنده فرصت صحبت بدهد.
- به دنبال شفاف‌سازی باشد: در صورت نیاز، از فرد ارائه دهنده بازخورد بخواهد نکات را روشن‌تر کند.
- سپاسگزار باشد: از ارائه بازخورد قدردانی کند، حتی اگر منفی باشد.
استفاده از بازخورد
هر دو طرف پس از دریافت و ارائه بازخورد، باید برای استفاده از آن گام بردارند:
- یک برنامه عملی ایجاد کنید: با هم روی اقدامات مشخصی که باید برای بهبود انجام شوند، توافق کنند.
- به طور منظم بررسی کنید: پیشرفت را به طور منظم پیگیری کنید و در صورت نیاز، بازخورد بیشتری ارائه دهید.
- سیاست رو به بهبود داشته باشید: مایل به تغییر و پذیرش بازخورد جدید باشید.
- یک فرهنگ بازخورد مثبت ایجاد کنید: یک محیط کاری ایجاد کنید که در آن ارائه و دریافت بازخورد تشویق و ارزشمند باشد.
برقراری ارتباط با بازخورد موثر مستلزم رعایت اصول زیر است:
وضوح و دقت
بازخورد باید واضح، دقیق و قابل درک باشد. از اصطلاحات مبهم یا کلی استفاده نکنید. مثال‌ها و شواهد مشخص را برای حمایت از بازخورد خود ارائه دهید.
مثبت و حمایتی
بازخورد باید مثبت و حمایتی باشد، حتی اگر انتقادی باشد. تمرکز بر بهبود و رشد باشد، نه بر سرزنش یا تحقیر.
به موقع
بازخورد باید به موقع ارائه شود تا گیرنده بتواند از آن برای بهبود استفاده کند. تاخیر در بازخورد می‌تواند تاثیر آن را کاهش دهد.
خصوصی
بازخورد باید در یک محیط خصوصی داده شود تا از شرمندگی یا ناراحتی گیرنده جلوگیری شود. یک محیط خصوصی به گیرنده اجازه می‌دهد تا به بازخورد به صورت باز و صریح پاسخ دهد.
قاطع ولی محترمانه
بازخورد باید قاطع باشد، اما محترمانه و حرفه ای. از اظهار نظرهای خارج از موضوع یا توهین آمیز خودداری کنید. بر رفتارها یا اقدامات قابل مشاهده متمرکز شوید.
پذیرش بازخورد
مهم است که گیرندگان بازخورد نیز مهارت پذیرای بازخورد را داشته باشند. گیرندگان باید تمایل داشته باشند که به بازخورد گوش دهند، حتی اگر خوشایند نباشد. آنها باید بازخورد را به عنوان فرصتی برای رشد و بهبود در نظر بگیرند.
مهارت های برقراری ارتباط با بازخورد مناسب
موقعیتی مناسب برای بازخورد انتخاب کنید
برای برقراری ارتباط مؤثر با بازخورد، انتخاب موقعیت مناسب بسیار مهم است. اگر بازخورد در حضور دیگران، یا در شرایطی پر استرس ارائه شود، ممکن است به فرد توهین یا احساس ناراحتی کند. بنابراین، یک فضای خصوصی و محترمانه را برای ارائه بازخورد انتخاب کنید.
با نگرشی مثبت شروع کنید
هنگام ارائه بازخورد، با یک نگرش مثبت شروع کنید. هدف از بازخورد باید کمک به فرد در رشد و بهبود باشد، نه حمله یا تحقیر کردن. از عبارات مثبت استفاده کنید و بر جنبه های قابل بهبود تمرکز کنید.
بازخورد را به صورت خاص و واضح بیان کنید
بازخورد باید به صورت خاص و واضح بیان شود. ارائه جزئیات دقیق و مثال های خاص به فرد کمک می کند تا مناطق مورد نیاز برای بهبود را به طور دقیق درک کند. از کلی گویی یا مبهم بودن خودداری کنید.
به طور خلاصه، برقراری ارتباط مؤثر با بازخورد مستلزم موقعیت مناسب، نگرش مثبت، و وضوح در بیان است. با تمرین این مهارت ها، می توانید بازخوردی ارائه دهید که منجر به رشد و پیشرفت فردی و روابط مثبت شود.
مهارت های برقراری ارتباط با بازخورد مناسب
بازخورد عنصری حیاتی در رشد و پیشرفت هر فرد است. توانایی ارائه و دریافت بازخورد به شیوه ای مؤثر، مهارتی اساسی برای برقراری ارتباط بین فردی موفق است.
برای برقراری ارتباط با بازخورد مناسب، چندین مهارت کلیدی باید رعایت شود:
انتخاب زمان و مکان مناسب
انتخاب زمان و مکانی مناسب برای ارائه بازخورد بسیار مهم است. بازخورد باید در مکانی خصوصی و بدون وقفه ارائه شود تا فرد بتواند به طور فعال به آن گوش دهد و آن را پردازش کند. زمان بندی مناسب نیز ضروری است. بازخورد باید پس از رویداد ارائه شود، اما نباید خیلی دیر باشد که فرد جزئیات آن را فراموش کرده باشد.
ارائه بازخورد به صورت خاص و توصیفی
ارائه بازخورد به صورت خاص و توصیفی، دریافت کننده را قادر می سازد تا دقیقاً بفهمد که چه کاری را درست یا اشتباه انجام داده است. به جای استفاده از جملات کلی مانند “شما کار خوبی انجام دادید”، سعی کنید بازخورد خود را به جنبه های خاصی از عملکرد فرد اضافه کنید و از مثال های خاص استفاده کنید. برای مثال، به جای گفتن “شما در ارائه خود عالی بودید”، می توانید بگویید “ارائه شما به خوبی سازماندهی شده بود و با اعتماد به نفس ارائه شد.”
هوش عاطفی یا هیجانی، توانایی شناسایی، درک و مدیریت احساسات خود و دیگران است. این توانایی برای برقراری ارتباطات اجتماعی موفق بسیار مهم است.
پرورش هوش هیجانی می تواند به شما کمک کند تا روابط قوی تری با دیگران برقرار کنید، تعارضات را کاهش دهید و در موقعیت های اجتماعی احساس راحتی بیشتری کنید.
چگونه هوش هیجانی خود را پرورش دهیم؟
پرورش هوش هیجانی یک فرآیند مستمر است. در اینجا چند راه برای شروع کار آورده شده است:
